Organiser un salon digital, consiste à réunir dans un même lieu un nombre d’exposants et de visiteurs infinis. Ce type de salon attire un public connecté venant du monde entier sans aucun déplacement de leur part. C’est un avantage indéniable d’un point de vue écologique mais également pour votre événement. La pandémie de la Covid-19 a secoué la planète et a forcé toutes les entreprises à revoir leur organisation événementielle.

Les salons digitaux s’organisent comme les salons physiques. Ils rassemblent un certain nombre d’exposants au sein d’un espace virtuel et des visiteurs. Ces derniers viennent de partout en France mais surtout du monde entier.

Les exposants réservent un emplacement sur le salon, cet emplacement est caractérisé par un stand créé sur mesure à l’image de l’entreprise. Le stand porte les couleurs de l’entreprise, et peut également proposer des animations comme des vidéos ou des photos. De plus, les participants peuvent discuter soit par visioconférence avec un exposant ou soit par le chat.

Les visiteurs se déplacent entre les stands et peuvent également assister à des conférences. Selon un planning, les salles sont ouvertes pour accueillir des visiteurs. Les conférenciers interviennent en visioconférence et les participants y assistent depuis leurs supports avec une connexion internet (portable, ordinateur, tablette, etc.).

Quelle logistique déployer pour organiser un salon virtuel ?

Plus besoin de recruter une armée de prestataires (agents de sécurité, hôtesses d’accueil, traiteurs, agents de nettoyage, etc.) pour votre grand événement. Organiser un salon virtuel nécessite une logistique minimale et tel est l’un des principaux avantages de ce format. Pour autant, le peu de choses à prévoir doit être parfaitement bien prévu! Puisque de nombreux postes de dépenses disparaissent par rapport au présentiel, vous devrez investir dans 2 pôles stratégiques : un dispositif technique irréprochable et un espace événementiel à forte valeur ajoutée.

Avant le salon en ligne

Avant d’organiser un salon en ligne, il est impératif de mettre en place un rétro-planning. Ce dernier vous guidera tout au long de votre événement. Il vous aidera à tenir les délais et à avoir une vision globale de tous les points. Avec un rétro-planning vous gérez les invitations, la communication et la création des stands. La plateforme choisie doit être maîtrisée sur le bout des doigts afin que les exposants soient en confiance.
Bon nombre d’outils en ligne existent aujourd’hui pour diffuser divers événements digitaux : Google meet, Zoom,  Teamviewer, Skype…

Durant le salon en ligne

L’élément qui prime pendant le salon digital, c’est l’interactivité ! Les stands se doivent d’être attractifs en proposant des actualités, des nouveautés (produits ou services). Le téléchargement de la documentation (brochure, catalogue, etc.), des vidéos de présentations des produits et également des liens vers le site marchand.
Quant aux conférences, elles peuvent utiliser le même format qu’une conférence en personne moins l’espace physique, les déplacements, la nourriture et les autres obstacles et inconvénients liés aux coûts.

Le salon virtuel peut inclure de grandes présentations, des petits groupes, des tables rondes, des opportunités de réseautage, des formations, des jeux, les possibilités sont essentiellement infinies en fonction de la plate-forme que vous utilisez. La principale différence entre une conférence virtuelle et une conférence physique est que les participants se connectent via une plateforme d’événements virtuels sur leur téléphone, ordinateur ou tablette. Cela rend l’événement plus inclusif, accessible et encore plus précieux.
En d’autres termes, organiser une conférence virtuelle peut élargir votre audience tout en vous permettant de fournir la même expérience de conférence, simplement dans un cadre virtuel.

Après le salon en ligne

Remerciez tous les participants, qu’ils soient venus sur le salon ou non en envoyant des mails et en préparant des messages sur les réseaux sociaux. Relancez par mail les visiteurs ayant laissé leurs coordonnées. Demandez également des feedbacks et proposez un questionnaire simple, sur ce qui a été apprécié ou non. C’est un élément important à ne pas négliger pour faire le bilan du salon.

Les avantages du salon en ligne pour les exposants

Tout comme le salon physique les exposants rencontrent les visiteurs, ils leur présentent leurs produits ou les services via une présentation multimédia.

Le premier avantage est qu’ils n’ont pas à se déplacer sur le lieu du salon et n’ont pas à investir dans des kakémonos, des brochures etc. Tous les éléments sont virtuels. Pour un visiteur intéressé, il suffira de prendre l’adresse mail afin d’envoyer toute la documentation de son entreprise. Mais en même temps récupérer facilement les informations du prospect qui sont essentielles pour la suite du processus de vente. Il est également possible de prendre des rendez-vous en physique après le salon pour approfondir certains points ou pour une présentation plus poussée.

Grâce aux salons digitaux, l’exposant se fait connaître auprès de nouveaux clients, il génère des leads et peut même vendre directement ses produits et services. De plus le public venant du monde entier, il peut augmenter son audience sans augmenter le coût de son investissement. Votre présence est un avantage de marketing et de communication non négligeable. Les salons en ligne sont un moyen d’obtenir un premier échange avec des leads afin de les transformer en prospects. Ces visites virtuelles peuvent être transformées en visites physiques et enfin en clients.

Les avantages du salon en ligne pour les organisateurs

Les coûts sont réduits. Les organisateurs n’ont pas à louer un espace, tout se passe sur le logiciel. La gestion des stands est digitale, la personnalisation est sur mesure pour chaque client. Tous les frais liés à l’organisation du salon sont divisés par deux. Grâce aux web et aux outils technologiques, les solutions de salon en ligne sont de plus en plus performantes. L’impact environnemental est moindre, en effet les participants n’ayant pas à se déplacer, ils réduisent les émissions de CO2 produites par les véhicules. Le salon virtuel offre une expérience inédite.
Grâce à une simple plateforme, la tenue d’un salon peut être assurée. Les conférences se transforment en webinar que tout un chacun peut suivre. Chaque élément de salon physique est transposé dans le virtuel.

Quelles différences entre salon professionnel en présentiel et salon virtuel ?

Les principales différences entre le présentiel et le distanciel apparaissent du côté de l’organisateur et de la logistique à déployer. En effet, à distance, le changement est radical sur certains points :

  • nombre de participants potentiellement illimité,
  • espace à privatiser beaucoup moins grand, mais plus qualitatif,
  • budget événementiel largement réduit et donc très compétitif,
  • logistique minimale et simplifiée, mais plus technique,
  • impact environnemental très limité voire nul,
  • possibilités de suivi et de mesure des performances avancées.

Pourquoi organiser un salon virtuel peut apporter beaucoup à votre activité ?

S’il est possible d’organiser un salon virtuel attirant beaucoup plus de monde, avec un budget plus que raisonnable, l’intérêt de ce format d’événement à distance devient une évidence pour votre activité. Grâce à la puissance d’internet et des analytics, vous pouvez toucher des cibles plus lointaines, mieux visées, et capter de belles parts de marché jusqu’alors difficilement accessibles. Enfin, en proposant une rencontre professionnelle en ligne de première qualité, vous soignez votre image de marque, en démontrant que vous êtes pleinement entré dans l’ère du numérique.

Pour résumer 

1. Respect de l’écosystème en réduisant l’empreinte carbone
Pas de transport, pas d’impression de plaquettes, ni de gobelets ni de stands à jeter ! Un vrai soulagement pour l’environnement et notre planète.

2. Réduction des coûts logistiques
A l’instar de la mise en place d’un salon physique, un salon virtuel est une solution : flexible, peu onéreuse (pas de fournisseurs extérieurs, pas de location d’espace) et facilement customisable.

3. Accessibilité 24/24h et 7/7j
L’accès au salon virtuel peut se faire à n’importe quel moment de la journée avec une simple connexion internet.

4. Organisation simplifiée et souple
Fin du stress et des imprévus de dernier moment dans l’organisation et de la gestion de l’événement, cette solution est gérable à partir de votre bureau ou de chez vous.

5. Audience élargie
Le salon virtuel décuple la visibilité de votre événement physique et vous permet de glaner un visitorat qui ne se serait pas déplacé à votre événement.

6. Plus d’interactivité
Les visiteurs discutent avec les exposants grâce aux t’chats présents sur les stands ou tous ensemble dans l’espace lounge. Le bruit ambiant d’un salon physique en moins.

7. Retombées médiatiques
Le concept innovant de salon virtuel fait parler de lui, vous ferez donc parler de vous.

8. Statut d’entreprise innovante
Grâce à cet outil, votre entreprise se positionnera comme une société qui évolue avec son temps et les technologies.

9. Gain de rentabilité via la gestion de la régie publicitaire du salon virtuel
Il est possible de rentabiliser son salon virtuel en vendant de l’espace à vos sponsors ou à des annonceurs : bannières, affiches présentes sur votre salon web.

Choisir EtOH Digital pour son salon en ligne

EtOH Digital a pris le tournant du digital et propose des solutions virtuelles à ses clients pour éviter l’annulation de leur événement physique.
De ce fait, nous proposons à chaque client une solution sur mesure, quel que soit le type d’événement qu’il souhaite organiser. (salon en ligne professionnel, un webinar, une conférence, etc.) Après avoir récupéré toutes les informations relatives à votre événement, nous faisons plusieurs propositions qui correspondent à votre besoin. Notre offre est évolutive et adaptable.