Digitaliser pour mieux collaborer

21 Fév, 2022 | Transformation digitale & Data

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visuel blog digital

Vue la vitesse à laquelle les entreprises au niveau mondial passent au digital, cette transformation sera globale d’ici quelques années. Parmi les améliorations qui ressortent souvent au premier plan, il y a la collaboration interpersonnelle, donc la communication. Mais dans quelle mesure et avec quels outils ?
L’exécution des tâches fait de plus en plus appel à des compétences diversifiées. De plus, la suite des activités à réaliser pour valider un workflow nécessite une communication permanente entre les différents intervenants. Cette collaboration passe par l’utilisation de logiciels adaptés pour optimiser les échanges. Il s’agira donc de logiciel de messagerie, de gestion de projet et de partage de documents.

visuel blog La messagerie collaborative

Utiliser le mail est déjà avantageux, mais pour ce qui est des workspaces, cela devient rapidement insuffisant. Il est important d’adopter un logiciel de messagerie collaborative afin de maintenir une certaine suite logique dans les échanges.
De même, un tel logiciel propose plusieurs fonctionnalités qui permettent de catégoriser les discussions. Mieux, l’historique permet aussi de consulter les échanges antérieurs, de même que des conversations individuelles peuvent être paramétrées en plus de celles de groupe.

La gestion de projet

visuel article La gestion de projet

Pour qu’un projet soit mené à bon terme, il est indispensable que toutes les parties prenantes le comprennent de la même manière. Pour la gestion d’un projet entre différentes équipes, le choix d’un logiciel collaboratif doit se faire sur certaines bases. Il faut que le software soit capable d’aider l’équipe à répondre à quelques exigences.
En effet, un logiciel de gestion de projet collaboratif doit permettre de garder un œil constant sur l’avancement des travaux. Donc, on parle ici du respect des délais qui doit être clairement noté. Les personnes responsables des tâches doivent être connues et elles doivent avoir la possibilité de faire des comptes rendus via l’interface du logiciel. Les fonctionnalités sont nombreuses et variables, d’où l’importance du choix.

Le partage de documents

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Le cloud est l’option la plus facile d’accès en matière de solution digitale pour le partage de documents. Il faut bien faire la différence entre conserver ses fichiers sur un serveur interne et sur un cloud. Le niveau de sécurité offert n’est résolument pas le même. Sur un serveur interne, vos fichiers sont plus vulnérables et il ne vous est pas possible de véritablement les partager avec les personnes concernées par leurs contenus.
Cependant, avec l’option du cloud, les fonctions sont multiples. Déjà, il est possible à ceux qui partagent le fichier de le modifier à distance si cela leur est autorisé. Autrement dit, il est possible de partager l’accès, mais pas forcément les droits de modifications.
On ajoutera qu’en fonction de la taille des fichiers à mettre en cloud, l’espace virtuelle devra être suffisant. Pour ainsi dire, en fonction de l’importance des données, l’entreprise devra louer un espace virtuel sur le serveur de la société qui lui propose le service.
Conclusion
Pour finir on précisera que la plupart des logiciels collaboratifs sont payants. S’il reste possible d’avoir un accès gratuit, celui-ci est véritablement limité autant sur les fonctionnalités que sur l’espace de stockage virtuel disponible.

Pour aller plus loin…