Dans un projet digital, il y a mille possibilités pour concevoir le circuit, mais une seule pour aboutir à un processus efficace et optimal. La réussite de votre projet peut reposer sur une méthode qui peut vous sembler à l’ancienne pourtant elle est extrêmement efficace : écrivez vos process, c’est la clé de votre succès.
Quels sont les avantages d’utiliser des procédures écrites ?
Il est important de commencer par écrire le projet. Les idées majeures constituent la base et l’ossature de la démarche processus. Pour rappel, l’ensemble de la procédure est obtenu à partir des objectifs digitaux fixés et des stratégies adoptées.
Elle comprend :
- l’étude et la conception,
- la définition des flux,
- le schéma de circuit de traitement,
- la planification et l’ordonnancement, le suivi et contrôle des flux,
- la procédure de validation, et les moyens financiers, humains et matériels à mettre en œuvre.
Sans document écrit, la réalisation de ces étapes peut s’avérer difficile. De plus, il est plus simple de développer des stratégies orientées à partir d’un projet écrit. Il n’y a aucun désavantage financier concernant cette méthode de travail.
L’écrit est toujours disponible et peut faire l’objet de modification ou d’amélioration en toutes circonstances. L’écriture est peut-être sortie de la vieille école, mais elle est extrêmement efficace pour garder le fil d’idées dans le même objectif.
En outre, elle permet aux nouveaux collaborateurs de mieux appréhender le système, le fonctionnement, les étapes. Un processus écrit permet aussi de mieux comprendre pourquoi certaines étapes sont nécessaires alors qu’à première vue, elles pourraient sembler superflues. Vous obtenez plus facilement l’adhésion des nouveaux collaborateurs et leur courbe d’apprentissage est plus rapide.
Quelles méthodes utiliser pour écrire les process ?
L’objectif principal est d’obtenir un processus optimal axé sur la mission. Cela permet un accroissement de la productivité avec les mêmes moyens. Alors voici les conseils pour maîtriser la situation :
- Concevoir l’ossature du projet en se basant sur les objectifs
- Identifier les moyens ainsi que les acteurs du projet
- Analyser les opportunités, les contraintes et les risques pour mieux appréhender les problèmes
- Établir un plan stratégique et opérationnel
- Partir d’un processus modulable et adapté
Que ce soit via un traitement de texte, via une Présentation Google Slides ou via une carte mentale, il faut prendre l’outil qui est le plus facile à utiliser. En effet, l’objectif est bien d’avoir les procédures : il ne faut pas que l’outil soit un frein.
Ecrire ses process pour les simplifier
Une fois mis noir sur blanc, il est parfois plus simple d’identifier les points de blocage ou les opportunités de simplification.
C’est pourquoi, que ce soit dans un objectif de projet de transformation digitale ou simplement de réorganisation interne, la description des processus permet ensuite de pouvoir avoir une vue d’ensemble.
Cette vue d’ensemble permet ensuite de pouvoir rationaliser, simplifier et sans doute automatiser plus aisément.
