Les workflows occupent une place très importante dans un projet digital. Il s’agit de l’ensemble des flux opérationnels regroupant les tâches successives nécessaires à la réalisation d’un projet. Un workflow complet comprend : le schéma du circuit de traitements, les différentes opérations à réaliser, tous les intervenants dans le processus, les points de contrôle et de validation, les contraintes temps et délais ainsi que les moyens pour la mise en œuvre. Pour avoir un processus de workflows efficace et opérationnel, voici quelques conseils utiles :
Intellectualiser les workflows : kesako ?
L’univers du digital est un monde en perpétuelle évolution. Grâce aux innovations technologiques, les possibilités sont illimitées. Il suffit de savoir comment les utiliser pour les décliner aux objectifs. La gestion des workflows par un système de gestion numérique ou simplement une application est la première étape à faire dans le processus d’intellectualisation des flux. L’application permet de gérer :
- la mise en place du processus
- l’exécution séquentielle des tâches et des opérations
- la validation des opérations
- le contrôle des travaux effectués
Avoir un processus intelligent permet de bénéficier de nombreux avantages : accroître la productivité, maîtriser et réduire les frais et enfin d’optimiser le processus.
Avoir des workflows flexibles
Avoir un processus intelligent et formalisé devient incontournable dans un projet digital. Toutefois, il ne doit pas être figé pour devenir caduc face au mouvement perpétuel du digital.
Il faut intégrer dès la conception du circuit de traitements cette réalité. La flexibilité des flux est donc une clé du succès dans la démarche. Des changements radicaux peuvent même apportés sur une partie du processus. Ainsi, il est crucial d’analyser chaque étape du processus et d’en conclure les impacts d’un changement mineur ou important.
Actuellement, l’intelligence artificielle s’invite dans presque tous les domaines de la vie numérique. C’est une réalité qu’il faut faire face et c’est plutôt une opportunité qu’il faut saisir. En effet, l’intelligence artificielle permet d’accélérer et d’optimiser le processus, d’augmenter la productivité, et surtout de vulgariser le déploiement de la technologie digitale.
Prévoir un circuit modélisé et adapté à toute situation
L’univers du digital intervient dans de nombreux domaines qui peuvent devenir des contraintes dans un projet digital. Il faut ainsi un schéma qui peut s’adapter à tout type de situation. En outre, il est plus judicieux d’avoir un circuit souple et personnalisable. La personnalisation permet à tous les acteurs du processus d’être dans le bain de manière naturelle et systématique. Le niveau de formation et l’utilisation du numérique sont différents d’un acteur à l’autre. Ainsi, des séances de formations et d’informations sont à prévoir. Avoir un système de communication fluide et rapide permet de combler ce problème.
Un workflow flexible et intelligent peut s’adapter à n’importe quel changement. Et enfin, la modélisation du processus constitue aussi une option à étudier. En effet, certaines opérations sont standards et peuvent faire l’objet d’une modélisation. Un modèle de gestion de flux opérationnels peut être établi dans chaque étape du processus. Faut-il toutefois considérer l’interaction entre les acteurs, les machines et les opérations ?
