Come organizzare una fiera online?

Organizza una fiera digitale, consiste nel riunire nello stesso luogo un numero infinito di espositori e visitatori. Questo tipo di spettacolo attira un pubblico connesso da tutto il mondo senza alcun viaggio da parte loro. Questo è un vantaggio innegabile dal punto di vista ecologico ma anche per il vostro evento. La pandemia di Covid-19 ha scosso il pianeta e costretto tutte le aziende a rivedere l'organizzazione degli eventi.

Le fiere digitali sono organizzate come fiere fisiche. Riuniscono un certo numero di espositori all'interno di uno spazio virtuale e visitatori. Provengono da tutta la Francia ma soprattutto da tutto il mondo.

Gli espositori riservano una location in fiera, questa location è caratterizzata da uno stand realizzato a misura dell'immagine dell'azienda. Lo stand porta i colori dell'azienda e può anche offrire animazioni come video o foto. Inoltre, i partecipanti possono discutere in videoconferenza con un espositore o in chat.

I visitatori si spostano tra gli stand e possono anche assistere a convegni. Secondo un programma, le sale sono aperte per accogliere i visitatori. I relatori intervengono in videoconferenza ei partecipanti partecipano dai loro media con una connessione internet (laptop, computer, tablet, ecc.).

Non c'è bisogno di reclutare un esercito di fornitori di servizi (guardie di sicurezza, hostess, ristoratori, addetti alle pulizie, ecc.) per il tuo grande evento. Organizzare una fiera virtuale richiede una logistica minima e questo è uno dei principali vantaggi di questo format. Tuttavia, le poche cose che ci si possono aspettare devono essere perfettamente pianificate! Poiché molte voci di spesa scompaiono rispetto al faccia a faccia, dovrai investire in 2 poli strategici: un dispositivo tecnico irreprensibile e uno spazio eventi ad alto valore aggiunto.

Prima di organizzare uno spettacolo online, è indispensabile impostare una retro-progettazione. Questo ti guiderà durante tutto il tuo evento. Ti aiuterà a rispettare le scadenze e ad avere una visione globale di tutti i punti. Con una retro-progettazione gestisci gli inviti, la comunicazione e la realizzazione degli stand. La piattaforma scelta deve essere padroneggiata a portata di mano in modo che gli espositori siano sicuri.
Oggi esistono molti strumenti online per trasmettere vari eventi digitali: Google Meet, Zoom, Teamviewer, Skype...

L'elemento che ha la precedenza durante lo spettacolo digitale è l'interattività! Gli stand devono essere attraenti offrendo novità e nuovi prodotti (prodotti o servizi). Download di documentazione (brochure, catalogo, ecc.), video di presentazione dei prodotti e anche collegamenti al sito del commerciante.
Per quanto riguarda le conferenze, possono utilizzare lo stesso formato di una conferenza di persona meno lo spazio fisico, i viaggi, il cibo e altri costi e inconvenienti.

La fiera virtuale può includere grandi presentazioni, piccoli gruppi, tavole rotonde, opportunità di networking, corsi di formazione, giochi, le possibilità sono essenzialmente infinite a seconda della piattaforma utilizzata. La principale differenza tra una conferenza virtuale e una conferenza fisica è che i partecipanti si connettono tramite una piattaforma per eventi virtuali sul proprio telefono, computer o tablet. Questo rende l'evento più inclusivo, accessibile e ancora più prezioso.
In altre parole, ospitare una conferenza virtuale può ampliare il tuo pubblico consentendoti di fornire la stessa esperienza di conferenza, solo in un ambiente virtuale.

Ringrazia tutti i partecipanti, indipendentemente dal fatto che siano venuti o meno allo spettacolo inviando e-mail e preparando post sui social media. Segui via e-mail i visitatori che hanno lasciato i loro dettagli di contatto. Chiedi anche un feedback e offri un semplice questionario su ciò che è stato apprezzato o meno. Questo è un elemento importante da non trascurare quando si fa il punto sullo spettacolo.

Proprio come la mostra fisica, gli espositori incontrano i visitatori, presentano loro i loro prodotti o servizi attraverso una presentazione multimediale.

Il primo vantaggio è che non devono recarsi alla sede dello spettacolo e non devono investire in kakemono, opuscoli, ecc. Tutti gli elementi sono virtuali. Per un visitatore interessato, basterà prendere l'indirizzo email per inviare tutta la documentazione della sua azienda. Ma allo stesso tempo recuperare facilmente le informazioni del potenziale cliente che sono essenziali per il resto del processo di vendita. È anche possibile prendere appuntamenti in fisico dopo lo spettacolo per approfondire determinati punti o per una presentazione più approfondita.

Grazie alle mostre digitali, l'espositore si fa conoscere a nuovi clienti, genera lead e può anche vendere direttamente i suoi prodotti e servizi. Inoltre, il pubblico proveniente da tutto il mondo, può aumentare la propria audience senza aumentare il costo del proprio investimento. La tua presenza è un importante vantaggio di marketing e comunicazione. Le fiere online sono un modo per ottenere un primo scambio con i lead per trasformarli in potenziali clienti. Queste visite virtuali possono essere trasformate in visite fisiche e infine in clienti.

I costi sono ridotti. Gli organizzatori non devono affittare uno spazio, tutto accade sul software. La gestione dello stand è digitale, la personalizzazione è fatta su misura per ogni cliente. Tutti i costi relativi all'organizzazione dello spettacolo sono dimezzati. Grazie al web e agli strumenti tecnologici, le soluzioni di salone online stanno diventando sempre più efficienti. L'impatto ambientale è minore, infatti i partecipanti non devono viaggiare, riducono le emissioni di CO2 prodotte dai veicoli. La fiera virtuale offre un'esperienza unica.
Grazie ad una semplice piattaforma è possibile garantire lo svolgimento di una fiera. Le conferenze si trasformano in un webinar che tutti possono seguire. Ogni elemento fisico del soggiorno viene trasposto nel virtuale.

Le principali differenze tra il faccia a faccia e il telecomando appaiono dalla parte dell'organizzatore e della logistica da implementare. Infatti, da lontano, il cambiamento è radicale su alcuni punti:

• numero potenzialmente illimitato di partecipanti,
• spazio da privatizzare molto più piccolo, ma più qualitativo,
• budget dell'evento notevolmente ridotto e quindi molto competitivo,
• logistica minimale e semplificata, ma più tecnica,
• impatto ambientale molto limitato o addirittura nullo,
• funzionalità avanzate di monitoraggio e misurazione delle prestazioni.

Se è possibile organizzare una fiera virtuale che attiri molte più persone, con un budget più che ragionevole, l'interesse di questo format di eventi a distanza diventa evidente per la tua attività. Grazie alla potenza di Internet e dell'analisi, puoi raggiungere obiettivi più distanti e meglio mirati e acquisire buone quote di mercato a cui era difficile accedere fino ad ora. Infine, offrendo un incontro professionale online di prim'ordine, ti prendi cura dell'immagine del tuo marchio, dimostrando di essere pienamente entrato nell'era digitale.

1. Rispetto per l'ecosistema riducendo l'impronta di carbonio
Nessun trasporto, nessuna stampa di cialde, niente bicchieri o stand da buttare! Un vero sollievo per l'ambiente e il nostro pianeta.

2. Riduzione dei costi logistici
Come l'allestimento di una fiera fisica, una fiera virtuale è una soluzione: flessibile, economica (nessun fornitore esterno, nessun affitto di spazi) e facilmente personalizzabile.

3. Accessibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7
L'accesso alla fiera virtuale può essere effettuato in qualsiasi momento della giornata con una semplice connessione internet.

4. Organizzazione semplificata e flessibile
Fine dello stress e delle contingenze dell'ultimo momento nell'organizzazione e gestione dell'evento, questa soluzione è gestibile dal tuo ufficio o da casa.

5. Pubblico esteso
La fiera virtuale aumenta di dieci volte la visibilità del tuo evento fisico e ti consente di raccogliere visitatori che non sarebbero venuti al tuo evento.

6. Più interattività
I visitatori dialogano con gli espositori grazie alle chat presenti sugli stand o tutti insieme nell'area lounge. Meno rumore ambientale di un soggiorno fisico.

7. Copertura mediatica
Il concept innovativo della fiera virtuale ne parla, quindi parlerai di te stesso.

8. Status aziendale innovativo
Grazie a questo strumento, la tua azienda si posizionerà come un'azienda in evoluzione con i tempi e le tecnologie.

9. Guadagno di redditività attraverso la gestione della rete pubblicitaria dello spettacolo virtuale
È possibile rendere redditizia la tua fiera virtuale vendendo spazi ai tuoi sponsor o inserzionisti: banner, poster presenti sulla tua fiera web.