In un progetto digitale ci sono mille possibilità per disegnare il circuito, ma solo una per realizzare un processo efficiente e ottimale. Il successo del tuo progetto può basarsi su un metodo che ti può sembrare antiquato, eppure è estremamente efficace: annota i tuoi processi, questa è la chiave del tuo successo.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di procedure scritte?
È importante iniziare scrivendo il progetto. Le idee principali costituiscono la base e la struttura dell'approccio per processi. Ricordiamo che l'intero procedimento è ricavato dagli obiettivi digitali prefissati e dalle strategie adottate.
Lei capisce :
- studio e progettazione,
- la definizione dei flussi,
- lo schema del circuito di elaborazione,
- pianificazione e programmazione, monitoraggio e controllo dei flussi,
- la procedura di convalida e le risorse finanziarie, umane e materiali da implementare.
Senza documentazione scritta, completare questi passaggi può essere difficile. Inoltre, è più facile sviluppare strategie orientate da un progetto scritto. Non vi è alcuno svantaggio finanziario riguardo a questo metodo di lavoro.
La scritta è sempre disponibile e può essere modificata o migliorata in qualsiasi circostanza. La scrittura può essere vecchia scuola, ma è estremamente efficace nel far fluire le idee per lo stesso scopo.
Inoltre, permette ai nuovi assunti di comprendere meglio il sistema, il funzionamento, le fasi. Un processo scritto aiuta anche a capire meglio perché certi passaggi sono necessari quando a prima vista potrebbero sembrare superflui. Coinvolgi più facilmente i nuovi dipendenti e la loro curva di apprendimento è più veloce.
Quali metodi dovrebbero essere usati per scrivere i processi?
L'obiettivo principale è ottenere un processo ottimale orientato alla missione. Ciò consente un aumento della produttività con gli stessi mezzi. Ecco quindi i consigli per tenere sotto controllo la situazione:
- Progettare la struttura del progetto in base agli obiettivi
- Identificare i mezzi e gli attori del progetto
- Analizzare opportunità, vincoli e rischi per comprendere meglio i problemi
- Stabilire un piano strategico e operativo
- Partendo da un processo flessibile e adattato
Che sia tramite un elaboratore di testi, tramite una presentazione di Presentazioni Google o tramite una mappa mentale, devi prendere lo strumento più facile da usare. L'obiettivo, infatti, è avere le procedure: lo strumento non deve essere un freno.
Scrivi i tuoi processi per semplificarli
Una volta messo nero su bianco, a volte è più facile identificare punti di blocco o opportunità di semplificazione.
Per questo, che sia ai fini di un progetto di trasformazione digitale o semplicemente di una riorganizzazione interna, la descrizione dei processi permette poi di avere una visione d'insieme.
Questa panoramica consente quindi di razionalizzare, semplificare e probabilmente automatizzare più facilmente.
